Analyse automatique des appels de prospection, résumés dans le fichier client
Les appels du commercial étaient enregistrés, mais personne ne les réécoutait et le fichier client n’en gardait presque rien. Aujourd’hui, chaque semaine, les appels utiles sont transcrits et résumés en une fiche prospect, publiée sur le bon prospect.
En chiffres
- 50+fiches prospect générées
- 31 000+appels passés en revue à chaque passage
- 94 %des appels écartés d’office, car trop courts
- ≈ 27 hd’écoute et de rédaction évitées
Le client
Un groupe de services se développe en rachetant de petites entreprises de son secteur. Un commercial appelle les dirigeants intéressés pour comprendre leur activité, leurs motivations et leurs conditions. Les appels passent par le logiciel de téléphonie de l’entreprise, et chaque prospect a sa fiche dans le fichier client.
La situation de départ
Les appels étaient enregistrés, mais personne ne les réécoutait. Le fichier client ne gardait presque rien de ce qui s’était dit : pour savoir où en était un prospect, il fallait réécouter les enregistrements ou interroger le commercial.
Pourquoi c’était un problème
Les informations décisives, comme la taille de l’activité, le prix envisagé, les objections ou la date de rappel, restaient dans la tête du commercial. Un changement de commercial menaçait de faire disparaître l’historique, et il était impossible de suivre la qualité des appels.
Ce qui a été construit
La démarche
- Définir la fiche idéale avec la directionLa direction a fixé ce qu’une bonne fiche prospect doit contenir, dans quel ordre, et sous quelle forme elle doit être lisible en un coup d’œil.
- Ne jamais inventerUne information absente de l’appel est notée « non mentionnée ». C’est aussi une indication utile : ce qu’il reste à demander au prochain appel.
- Tout regrouper par prospectTous les appels d’un même prospect sont réunis dans une seule fiche, mise à jour quand un nouvel appel arrive.
- Tourner seul, et prévenirLe traitement passe chaque semaine sans intervention, et envoie un compte rendu après chaque passage.
Ce qui a été livré
- La récupération automatique, chaque semaine, de tous les appels du logiciel de téléphonie, rapprochés des prospects par leur numéro.
- Un tri des appels : ceux de moins d’une minute, les messageries et les simples confirmations de rendez-vous sont écartés.
- La transcription des appels utiles, regroupés prospect par prospect.
- Une fiche prospect en neuf rubriques : résumé, le prospect, sa société, ses objectifs et motivations, ses blocages et objections, la fin d’appel et la suite prévue, les phrases clés et une note sur le déroulé de l’appel.
- La publication de la fiche directement sur le prospect, dans le fichier client, et sa mise à jour à chaque nouvel appel.
- L’import des listes de prospects existantes dans le fichier client, pour partir d’une base unique.
- Un email de compte rendu après chaque passage, pour savoir tout de suite si quelque chose a coincé.
Ce qui a changé
- Après un appel, le fichier client dit ce qui s’est dit, sans que personne ne réécoute l’enregistrement.
- La direction sait où en est chaque prospect en lisant une fiche, au lieu d’écouter des appels.
- Motivations et objections sont relevées de la même façon pour tous les prospects, ce qui permet de les comparer.
- Le commercial n’a rien à saisir après ses appels.
- Le changement de commercial n’a rien fait perdre : l’historique est resté dans le fichier client, et les appels passés du nouveau commercial ont été repris.
D’où viennent ces chiffres
Chiffres tirés des comptes rendus de l’outil : 54 prospects reconnus, chacun avec sa fiche, et 31 396 appels récupérés lors du passage du 18 juillet 2026. La part d’appels de moins d’une minute (94 %) a été mesurée sur 45 jours d’historique. Le temps évité est calculé sur 30 minutes pour réécouter les appels d’un prospect et rédiger sa fiche à la main, sur 54 prospects.
Par confidentialité, ni le client ni les logiciels utilisés ne sont nommés. Le schéma utilise des données inventées.