Devis, contrats, planning et factures reliés entre plusieurs agences

Le devis est dans le CRM, le contrat dans un dossier partagé, le planning dans un autre outil et la facture dans un quatrième, avec des habitudes différentes selon l’agence. Une référence commune et quelques relais fiables suffiraient à suivre chaque affaire du devis à la facture.

Cas d’usage illustratif. Il décrit un problème que l’on rencontre souvent et ce que nous pourrions construire pour y répondre. Ce n’est pas une réalisation client : aucun résultat n’est annoncé.

La situation de départ

L’entreprise compte plusieurs agences. Les commerciaux font leurs devis dans le CRM. Une fois signé, le contrat est rangé dans un dossier partagé. Chaque agence planifie les interventions dans son outil, parfois un tableur. La facturation se fait dans un logiciel à part, à partir des interventions déclarées terminées. Chaque agence a ses habitudes : ses statuts, ses tarifs, sa façon de nommer les clients et les sites.

Le problème concret

La chaîne casse aux passages de relais. Un devis signé n’est pas planifié parce que personne n’a prévenu l’agence. Une visite de maintenance prévue au contrat n’est jamais générée. Une intervention faite n’est pas facturée parce qu’elle n’a pas été marquée terminée, ou qu’un supplément accordé sur place n’a pas été noté. La révision annuelle d’un contrat est oubliée. Et comme le devis, le contrat, l’intervention et la facture n’ont pas de référence commune, retrouver ce qui manque demande de comparer quatre outils à la main.

Ce qui pourrait être construit

Une référence commune par affaire, par exemple le code de l’agence suivi du numéro de contrat, portée par le devis, le contrat, chaque intervention et chaque facture.
La création du contrat et des interventions prévues, en brouillon dans l’outil de planning de l’agence, dès qu’un devis passe au statut signé.
La préparation d’une ligne de facture en brouillon quand une intervention est marquée terminée, avec les suppléments notés sur place.
Un rapport quotidien des écarts : signé mais pas planifié, fait mais pas facturé, contrat qui arrive à échéance, client sans numéro SIREN.
Une vue par agence et une vue d’ensemble, construites à partir des mêmes données.
Des séries de numérotation de factures par agence, comme la réglementation le permet, sans risque de numéro en double.

Ce qui changerait pour l’équipe

Chaque affaire se suit du devis à la facture avec une seule référence.
Les interventions faites mais pas facturées remontent chaque jour, au lieu d’apparaître à la clôture ou jamais.
Les agences gardent leur outil de planning, mais partagent les mêmes statuts et la même référence.
La direction voit l’activité de toutes les agences sans demander de fichiers à chacune.
Les données clients sont plus propres, ce qui compte avec la facturation électronique qui impose de nouvelles mentions.

Ce qui reste sous contrôle humain

Les prix exceptionnels, les remises et les gestes commerciaux.
L’envoi de chaque facture : elle est préparée en brouillon, une personne la vérifie et l’envoie.
Les arbitrages de planning : urgences, manque de personnel, priorités entre clients.
Les litiges, les avoirs et la renégociation d’un contrat à son échéance.

Pour aller plus loin

L’article Du devis à la facture : relier vos outils dans une entreprise multisite détaille les points où la chaîne casse, ce qu’il faut harmoniser entre agences avant de connecter quoi que ce soit, et les règles de facturation à garder en tête.