Pièces justificatives lues, classées et relancées quand elles manquent
Les pièces d’un dossier arrivent une par une, par email ou en pièce jointe, et quelqu’un les ouvre, les renomme, les range et tient la liste de ce qui manque. Un suivi par dossier rangerait chaque pièce et préparerait les relances, la décision restant humaine.
Cas d’usage illustratif. Il décrit un problème que l’on rencontre souvent et ce que nous pourrions construire pour y répondre. Ce n’est pas une réalisation client : aucun résultat n’est annoncé.
La situation de départ
Pour chaque candidature à une location, l’agence attend plusieurs pièces du candidat et de son garant : identité, domicile, activité professionnelle, ressources. Elles arrivent par email, en plusieurs fois, avec des noms de fichiers comme « scan001.pdf ». Un gestionnaire ouvre chaque fichier, devine de quoi il s’agit, le renomme, le range dans le dossier et met à jour un tableau de suivi. Les relances partent quand quelqu’un y pense.
Le problème concret
Le classement prend du temps et laisse passer des erreurs : une pièce rangée dans le mauvais dossier, un justificatif périmé non repéré, un dossier déclaré complet à qui il manque un document. Les relances sont irrégulières, donc les dossiers traînent. Et la liste des pièces qu’une agence peut demander est fixée par décret : une demande qui sort de cette liste expose l’agence à une amende. Le suivi doit donc aussi empêcher de réclamer ce qui n’est pas autorisé.
Ce qui pourrait être construit
- Une liste des pièces attendues par type de dossier, alignée sur la liste réglementaire, sans pièce en trop.
- La reconnaissance du type de chaque document reçu, son renommage et son rangement dans le bon dossier.
- La lecture de quelques informations de contrôle : nom du titulaire, date du document, date de validité quand il y en a une.
- Un statut par pièce : reçue, à vérifier, valide, manquante, expirée. Les cas douteux vont dans une file de vérification.
- Des relances préparées automatiquement pour les pièces manquantes ou expirées, envoyées après accord ou selon un calendrier fixé par l’équipe.
- Un tableau des dossiers avec leur état d’avancement, et le document d’origine toujours accessible depuis chaque pièce.
Ce qui changerait pour l’équipe
- Les pièces sont rangées et nommées de la même façon dans tous les dossiers.
- On voit d’un coup d’œil ce qui manque dans chaque dossier, sans rouvrir les emails.
- Les relances partent régulièrement au lieu de dépendre de la mémoire de chacun.
- Le gestionnaire passe son temps sur les documents douteux, pas sur le classement.
- La liste des pièces demandées reste dans le cadre autorisé, pour tous les gestionnaires.
Ce qui reste sous contrôle humain
- La décision qu’un dossier est complet, et toute décision sur la candidature elle-même.
- La vérification des documents signalés comme douteux : lecture incertaine, nom qui ne correspond pas, document peu lisible.
- L’envoi des relances sensibles et les échanges avec les candidats.
- La mise à jour de la liste des pièces quand la réglementation change.
Pour aller plus loin
L’article Extraction de documents par IA : garder la validation humaine explique ce que l’IA lit bien, où elle se trompe et comment organiser la relecture pour que seules les exceptions arrivent jusqu’à une personne.
La liste des pièces qu’un bailleur peut demander est fixée par le décret n° 2015-1437 du 5 novembre 2015 (version consolidée sur Légifrance). Les sanctions en cas de demande d’une pièce interdite sont présentées sur Service-Public.fr.