Outil de contrôle des séances de coaching et de calcul de la paie des coachs
Les coachs étaient payés sur leur déclaration, sans possibilité de vérifier des centaines de séances par mois. Aujourd’hui, chaque séance est rapprochée de son enregistrement vidéo chaque nuit, et la paie du mois se calcule toute seule.
En chiffres
- 4 700+séances contrôlées automatiquement
- 7 000+enregistrements vidéo rapprochés
- 1 000+séances signalées à vérifier ou en erreur
- ≈ 20 hde vérification par mois qu’il faudrait faire à la main
Le client
Un organisme de formation accompagne ses clients par des séances de coaching individuelles en visio, assurées par une douzaine de coachs payés à la séance. Chaque séance est notée dans le fichier client, avec la date, l’heure et le coach, et chaque visio est enregistrée.
La situation de départ
Les coachs étaient payés sur la base de leur déclaration. Les séances notées dans le fichier client et les enregistrements vidéo, rangés dans deux espaces différents, n’étaient jamais rapprochés : vérifier chaque séance à la main, des centaines par mois, était impossible.
Pourquoi c’était un problème
Une séance notée mais jamais tenue, trop courte ou attribuée au mauvais coach pouvait être payée sans que personne ne le voie. À l’inverse, une séance bien réalisée mais mal notée risquait d’être oubliée. Et comme un même client peut être suivi par plusieurs coachs, un contrôle rapide sur le seul nom du client aurait été trompeur.
Ce qui a été construit
La démarche
- Écrire les règles avec l’équipe paieCe qui rend une séance payable a été fixé avec les personnes qui gèrent la paie : la vidéo fait foi, une durée minimale, une tolérance sur l’heure, les types de séances rémunérés.
- Rapprocher, jamais devinerUne séance n’est validée que si le client, le type de séance, le coach, la date et l’heure correspondent à un enregistrement. Au moindre doute, elle passe « à vérifier » au lieu d’être payée ou refusée en silence.
- Laisser les réglages à l’équipeTarifs, coachs rémunérés et types de séances se modifient dans l’outil, sans développement. Chaque changement est daté et conservé.
- Ne rien changer pour les coachsLe fichier client et les enregistrements restent où ils sont. L’outil les lit chaque nuit, sans modifier la façon de travailler de l’équipe.
Ce qui a été livré
- Un contrôle automatique chaque nuit, qui rapproche chaque séance notée des enregistrements vidéo, issus de deux espaces de stockage.
- Un statut pour chaque séance, validée, à vérifier ou en erreur, avec sa raison : vidéo absente, trop courte, coach différent, heure trop éloignée.
- Le calcul de la rémunération du mois, coach par coach, selon des tarifs datés que l’équipe paie gère elle-même.
- Un écran pour valider ou rejeter les cas douteux, avec le journal de chaque décision.
- Une relance du coach concerné, directement dans le fichier client, quand une séance est en erreur.
- Une clôture mensuelle qui fige les montants ; une séance corrigée après coup passe automatiquement sur le mois suivant.
- Des fiches et des exports par coach, en PDF et en tableur, et un espace où chaque coach suit ses propres séances.
Ce qui a changé
- Chaque séance est vérifiée avant d’être payée, sans que personne n’ouvre les vidéos une par une.
- Les écarts remontent d’eux-mêmes, avec leur raison, au lieu d’être découverts par hasard.
- Le montant versé à chaque coach se justifie séance par séance.
- Les coachs savent exactement quoi corriger pour être payés : une séance mal notée, une vidéo mal rangée.
- Un mois clôturé ne bouge plus, et une correction tardive est payée une seule fois, le mois suivant.
D’où viennent ces chiffres
Volumes issus de la base de l’outil au 25 octobre 2026 : 4 754 séances contrôlées (historique depuis janvier 2025 compris), 7 034 enregistrements, 1 044 séances signalées à vérifier ou en erreur. Le temps de vérification est calculé sur 3 minutes pour retrouver et vérifier l’enregistrement d’une séance, sur les 395 séances du mois de septembre 2026.
Par confidentialité, ni le client ni les logiciels utilisés ne sont nommés. Le schéma utilise des données inventées.