Solution mobile d'inspection de logements, qui génère les documents automatiquement
Les coordinateurs remplissaient une fiche papier sur place, puis le bureau retapait tout, triait les photos et rédigeait chaque document à part. Aujourd’hui, la visite est saisie une seule fois sur téléphone, et les documents sont prêts dès que la fiche est finalisée.
En chiffres
- 470+logements documentés depuis l’été 2025
- 52 000+photos et vidéos rangées automatiquement
- 270+brouillons d’annonce préparés depuis juin 2026
- ≈ 630 hde travail de bureau évitées
Le client
Une entreprise de gestion de locations saisonnières prend en charge de nouveaux logements chaque semaine. Avant chaque mise en location, un coordinateur visite le logement et relève tout ce dont l’entreprise aura besoin : équipements, accès et codes, consignes de ménage, état du logement, photos et vidéos. Ces informations servent ensuite à plusieurs équipes : le bureau, le ménage, la rédaction de l’annonce et le suivi du propriétaire.
La situation de départ
Sur place, le coordinateur remplissait un PDF imprimé, le même pour tous les logements. Les photos et vidéos restaient dans son téléphone ou partaient par messagerie et par email. Au bureau, quelqu’un retapait la fiche dans les logiciels de l’entreprise, triait et renommait les médias à la main, puis rédigeait séparément le guide d’accès, la fiche pour l’équipe ménage et l’annonce, en repartant chaque fois de zéro.
Pourquoi c’était un problème
Chaque nouveau logement coûtait des heures de ressaisie et de tri. Les documents n’étaient prêts que plusieurs jours après la visite. Une information oubliée sur le papier, comme un code ou une photo, se découvrait trop tard et obligeait à rappeler le propriétaire ou à retourner sur place. Et la qualité de la fiche dépendait du coordinateur qui l’avait remplie.
Ce qui a été construit
La démarche
- Partir de la visite réelleLa fiche suit le déroulé d’une vraie visite, et a été ajustée avec les coordinateurs et leur responsable à partir de ce qu’ils vérifient sur place.
- Une seule saisie, sur le téléphoneLe coordinateur remplit la fiche pendant la visite. Tout ce qui suit en découle, sans que personne ne recopie quoi que ce soit.
- Garder les outils de l’entrepriseLes informations alimentent le fichier client, le logiciel de gestion et le dossier partagé déjà utilisés. Personne n’a changé de logiciel.
- Améliorer au fil des retours du terrainEn service depuis l’été 2025, l’outil évolue chaque mois à partir des demandes des coordinateurs et du bureau.
Ce qui a été livré
- Une application sur téléphone qui guide le coordinateur en 24 sections, avec des choix guidés et des champs obligatoires. Elle n’affiche que ce qui concerne le logement visité : plus de cases « sans objet ».
- 113 emplacements photo et vidéo : chaque média est rattaché à sa section, puis rangé tout seul dans le dossier du logement, avec un nom clair.
- Un inventaire de la cuisine qui peut se dicter à la voix, plutôt que de cliquer sur des dizaines de compteurs.
- Une grille d’évaluation du logement en neuf critères notés, au lieu d’appréciations libres.
- Des documents produits automatiquement : la fiche complète du logement en PDF, une version pour l’équipe ménage sans les codes confidentiels, et un guide d’accès pour les voyageurs.
- Un brouillon d’annonce rédigé à partir de la fiche, que l’équipe relit et valide avant publication.
- La mise à jour du fichier client et la création du logement dans le logiciel de gestion, avec ses checklists de ménage.
Ce qui a changé
- L’information est saisie une seule fois, sur place. Le bureau ne retape plus rien.
- Les photos et vidéos arrivent rangées dans le bon dossier, sans tri ni envoi par messagerie.
- Une même visite produit tous les documents. Le bureau relit au lieu d’écrire.
- La fiche est consultable par le bureau dès qu’elle est finalisée, et l’historique de chaque logement reste accessible.
- Les identifiants d’accès, autrefois recopiés à la main dans le fichier client et absents dans près de deux cas sur trois, y arrivent désormais automatiquement.
- Tous les coordinateurs relèvent les mêmes informations de la même façon. Un nouveau coordinateur est opérationnel plus vite.
D’où viennent ces chiffres
Volumes issus de la base de l’application au 25 octobre 2026 : 476 fiches de logement finalisées, 52 376 photos et vidéos, 274 brouillons d’annonce. Le temps évité est calculé sur une base prudente : 30 minutes de ressaisie, 20 minutes de tri des photos et 30 minutes de rédaction du guide d’accès par logement, sur 476 logements. Elle ne compte ni les autres documents, ni les retours sur place évités.
Par confidentialité, ni le client ni les logiciels utilisés ne sont nommés. Le schéma utilise des données inventées.