Commandes clients contrôlées avant l’ERP, sans ressaisie
Les bons de commande arrivent en PDF ou par email, l’ADV les tape dans l’ERP, vérifie prix et stock à la main, puis prépare confirmation et documents. Une commande préparée et contrôlée, que l’ADV n’aurait plus qu’à valider, garderait l’ERP actuel.
Cas d’usage illustratif. Il décrit un problème que l’on rencontre souvent et ce que nous pourrions construire pour y répondre. Ce n’est pas une réalisation client : aucun résultat n’est annoncé.
La situation de départ
Les gros clients passent commande par EDI, mais la plupart envoient encore un bon de commande en PDF, un tableau ou un simple email. L’administration des ventes saisit chaque ligne dans l’ERP, retrouve l’article à partir de la référence du client, compare le prix au tarif convenu, regarde le stock et l’encours, puis envoie une confirmation de commande. Le bon de livraison et la facture suivent dans l’ERP.
Le problème concret
La saisie prend du temps à chaque commande, et une erreur de référence ou de quantité se découvre souvent à la livraison. Les écarts de prix entre le bon du client et le tarif ne sont repérés que si quelqu’un pense à comparer. Le numéro de commande du client, qui doit figurer sur la facture quand il existe, se perd parfois en route. Et le jour où la personne de l’ADV est absente, les commandes s’empilent.
Ce qui pourrait être construit
- La récupération des commandes dans une boîte dédiée, en séparant les vraies commandes des autres messages.
- La lecture du bon : client, numéro de commande, lignes, quantités, date et adresse de livraison.
- Une table de correspondance entre les références des clients et les codes articles de l’ERP, complétée au fil des commandes.
- Des contrôles avant création : prix comparé au tarif du client, conditionnement, stock disponible, encours, commande déjà reçue.
- La création de la commande dans l’ERP en brouillon, par l’interface ou l’import qu’il propose déjà, avec les écarts signalés en tête.
- Après validation, la confirmation de commande envoyée au client depuis l’ERP, et le numéro de commande du client repris jusqu’à la facture.
Ce qui changerait pour l’équipe
- L’ADV relit une commande déjà préparée au lieu de la taper ligne par ligne.
- Les écarts de prix, de référence ou de quantité sont signalés avant que la commande parte en préparation.
- Le numéro de commande du client et l’adresse de livraison suivent la commande jusqu’à la facture.
- L’ERP reste le même : les commandes y arrivent par la porte qu’il prévoit déjà.
- Le temps gagné sur la saisie peut aller aux appels clients et aux commandes difficiles.
Ce qui reste sous contrôle humain
- La validation de chaque commande avant confirmation, et toujours celle des commandes signalées.
- Les nouveaux clients, les références inconnues et l’ajout d’une correspondance dans la table.
- Les écarts de prix : accepter, corriger ou appeler le client.
- Les dépassements d’encours, les modifications et les annulations de commandes.
Pour aller plus loin
L’article Automatiser la saisie des commandes sans changer d’ERP explique ce qui s’automatise autour d’un ERP existant, ce qui doit rester à l’ADV et dans quels cas cela ne vaut pas le coup.