Tarifs fournisseurs Excel contrôlés avant l’import dans l’ERP

Chaque fournisseur envoie son tarif dans un tableur différent, qu’il faut remettre en forme puis importer, sans vraiment pouvoir tout vérifier. Un circuit de contrôle signalerait les hausses anormales, les références inconnues et les erreurs d’unité avant l’import.

Cas d’usage illustratif. Il décrit un problème que l’on rencontre souvent et ce que nous pourrions construire pour y répondre. Ce n’est pas une réalisation client : aucun résultat n’est annoncé.

La situation de départ

Plusieurs fois par an, et pour certains fournisseurs chaque mois, de nouveaux tarifs arrivent par email. Chaque fichier a sa propre présentation : onglets multiples, cellules fusionnées, prix au carton ou à l’unité, remises dans un second fichier, date d’application parfois absente. Quelqu’un aux achats remet le fichier au format d’import de l’ERP, colonne par colonne, puis lance l’import. Certains fournisseurs envoient un fichier au format standard du secteur, la plupart non.

Le problème concret

L’import de l’ERP vérifie que les codes existent et que les colonnes sont bien remplies. Il ne dit pas si un prix a doublé, si le conditionnement a changé ou si une référence a disparu. Une erreur d’unité ou de virgule passe donc dans les prix d’achat, puis dans les marges et parfois dans les prix de vente. Selon l’ERP, un import mal préparé peut aussi créer des lignes en double au lieu de mettre à jour les anciennes. Et la remise en forme dépend d’une ou deux personnes qui connaissent les manies de chaque fournisseur.

Ce qui pourrait être construit

Une boîte de réception des tarifs et un réglage par fournisseur : où se trouvent les références, les prix, l’unité et le conditionnement dans son fichier.
La remise au format de l’ERP : nombres et séparateurs décimaux, références sans espaces ni zéros perdus, unités harmonisées.
Des contrôles avant import : références inconnues, références disparues, doublons, unité ou conditionnement différents de la fiche article, date d’application manquante ou dépassée.
La comparaison avec le prix précédent, avec un seuil de variation par famille de produits, au-delà duquel la ligne est signalée.
Un écran de revue par fichier : lignes conformes, lignes signalées avec la raison, lignes refusées.
L’import des lignes validées par le chemin prévu par l’ERP, en brouillon quand il le permet, et l’archivage du fichier d’origine avec son rapport de contrôle.

Ce qui changerait pour l’équipe

Un tarif est vérifié ligne par ligne avant d’entrer dans l’ERP, et pas seulement mis au bon format.
Les acheteurs regardent les lignes signalées au lieu de parcourir tout le fichier.
Une hausse anormale est repérée avant d’arriver dans les prix d’achat.
La connaissance des fichiers de chaque fournisseur est écrite dans un réglage, et plus seulement dans la tête d’une personne.
Pour chaque mise à jour, on garde le fichier reçu, ce qui a été signalé et ce qui a été importé.

Ce qui reste sous contrôle humain

Accepter ou contester une hausse signalée, au regard de ce qui a été négocié avec le fournisseur.
Rattacher une nouvelle référence ou une référence de remplacement à la bonne fiche article.
Décider des conséquences sur les prix de vente et les marges.
Le passage du tarif de brouillon à actif dans l’ERP.

Pour aller plus loin

L’article Tarifs fournisseurs : les contrôles à faire avant l’import dans l’ERP détaille les erreurs les plus fréquentes dans les fichiers tarifs, les contrôles qui valent la peine d’être automatisés et la place des formats standard comme FAB-DIS.