Tarifs fournisseurs : les contrôles à faire avant l’import dans l’ERP

Le fichier arrive par email, un mardi : le nouveau tarif d’un fournisseur, en Excel. Trois onglets, des cellules fusionnées, les prix au carton pour une partie des articles et à l’unité pour les autres, les remises dans un deuxième fichier. Quelqu’un aux achats passe l’après-midi à le remettre au format de l’ERP, lance l’import, et l’ERP répond que tout s’est bien passé.

Tout s’est bien passé pour l’ERP, oui. Il a vérifié que les références existaient et que les colonnes étaient remplies. Il n’a pas vérifié qu’un prix avait doublé, qu’un conditionnement était passé de 10 à 12, ou qu’une référence avait disparu du fichier. Le vrai travail de la mise à jour des tarifs fournisseurs se trouve dans les contrôles qui précèdent l’import.

L’import n’est pas le vrai problème

Les ERP savent importer des prix d’achat. Leurs contrôles portent sur la forme, pas sur le fond. Trois exemples tirés de leur documentation :

• Sage 200 vérifie que le fichier contient les champs obligatoires et rapproche les articles par leur code. Si le code article du fournisseur dans le fichier diffère de celui enregistré, l’import le remplace. Rien dans la documentation ne parle de la vraisemblance d’un prix.
• Odoo importe les tarifs fournisseurs depuis un fichier Excel ou CSV. Mais sans la colonne d’identifiant, sa documentation prévient que l’import crée de nouvelles lignes au lieu de mettre à jour les anciennes, et montre l’exemple d’un article qui apparaît deux fois après une baisse de prix.
• Business Central crée les nouvelles listes de prix au statut « brouillon », et elles ne s’appliquent qu’une fois passées au statut « actif ». Il refuse aussi deux lignes aux mêmes paramètres avec des prix différents.

Ce dernier point est utile : un statut brouillon, c’est l’endroit naturel pour une validation humaine avant que les prix s’appliquent.

Les erreurs typiques d’un fichier tarif

Toutes ne se voient pas à l’œil nu dans un fichier de plusieurs milliers de lignes.

• Prix au carton lu comme un prix unitaire, ou l’inverse, ou un conditionnement qui change d’une version à l’autre.
• Unité de vente du fournisseur différente de l’unité d’achat de l’ERP : au mètre d’un côté, au rouleau de l’autre.
• Séparateurs décimaux : « 1,250 » et « 1.250 » ne veulent pas dire la même chose selon le pays, et un nombre stocké comme du texte passe mal.
• Références abîmées : zéros de tête perdus, espaces en trop, préfixes ajoutés, ou Excel qui transforme un code en date.
• Prix brut d’un côté, grille de remises de l’autre, à combiner avant de connaître le vrai prix d’achat.
• Date d’application absente, ou déjà passée.
• Articles arrêtés qui disparaissent sans prévenir, et leurs remplaçants qui arrivent sous une nouvelle référence.
• Devise non précisée, ou prix hors taxes et toutes taxes mélangés.
• Lignes en double avec des prix différents.

Personne n’y est pour rien : chaque fournisseur a son propre fichier, et le tableur ne vérifie rien. Les risques liés aux tableurs sont d’ailleurs un sujet d’étude à part entière : un groupe européen, l’EuSpRIG, recense depuis des années des cas réels d’erreurs coûteuses.

Les contrôles qui valent la peine d’être automatisés

Avant l’import, un circuit de contrôle peut faire en quelques secondes ce qu’une personne ferait mal en une journée :

1. La structure : colonnes attendues présentes, nombres lisibles, encodage correct.
2. Les références : inconnues dans l’ERP, nouvelles, ou présentes dans l’ancien tarif mais absentes du nouveau.
3. Les doublons dans le fichier.
4. Les unités et conditionnements, comparés à la fiche article.
5. La variation par rapport au prix précédent, avec un seuil par famille de produits. Au-delà de ce seuil, la ligne est signalée. Une baisse brutale mérite aussi un regard : elle cache parfois une erreur d’unité.
6. La date d’application, présente et dans le futur.
7. La devise.

Le résultat est un rapport par fichier : tant de lignes conformes, tant de lignes signalées avec la raison, tant de lignes refusées. L’acheteur ne lit plus que les exceptions.

Pour chaque fournisseur, on enregistre une fois pour toutes où se trouvent les références, les prix, l’unité et le conditionnement dans son fichier. Ce réglage remplace la mémoire de la personne qui « connaît les fichiers de chacun ».

Ce qui reste une décision humaine

Les contrôles signalent, l’acheteur décide.

• Accepter ou contester une hausse. Une même hausse peut être normale chez un fournisseur et anormale chez un autre. L’acheteur la compare à ce qui a été négocié. En France, pour beaucoup de relations entre fournisseurs et distributeurs, la convention écrite doit d’ailleurs être conclue au plus tard le 1er mars, et le fournisseur doit envoyer ses conditions générales de vente dans un délai raisonnable avant cette date : un tarif reçu en cours d’année se lit à la lumière de ce cadre.
• Rattacher une nouvelle référence à la bonne fiche article, ou une référence de remplacement à l’ancienne.
• Décider de l’effet sur les prix de vente et sur les marges.
• Passer le tarif de brouillon à actif.

FAB-DIS, ETIM : quand le fournisseur envoie un format standard

Dans certains secteurs, des formats communs existent. Dans l’approvisionnement du bâtiment, FAB-DIS est un fichier d’échange né d’une collaboration entre IGNES, qui fédère des fabricants, et COEDIS, qui représente la distribution professionnelle spécialisée. Sa version 3.0 est organisée en 12 blocs thématiques, avec des blocs obligatoires et des blocs conditionnels pour, entre autres, les variantes, les articles arrêtés et leurs substitutions. Pour les caractéristiques techniques, la classification ETIM fournit, selon ETIM France, une liste précise et uniforme des principales caractéristiques par classe de produits.

Un fournisseur qui envoie un fichier FAB-DIS propre vous épargne la remise en forme. Il ne vous épargne pas les contrôles de fond : un prix peut être correctement formaté et quand même anormal. Et beaucoup de fournisseurs, surtout les plus petits, n’envoient pas ce format.

Quand ne pas automatiser

• Vous avez peu de fournisseurs, avec une ou deux mises à jour par an. Une liste de contrôle et un modèle de fichier suffisent.
• Les fichiers changent de forme à chaque envoi et le volume est minuscule. Le réglage par fournisseur coûterait plus cher que la saisie.
• Vos fournisseurs envoient déjà des fichiers standards et propres. Vous n’avez besoin que des contrôles de variation et de date, pas de toute la remise en forme.

Mettre en place le circuit

Le circuit tient en cinq étapes : une adresse de réception des tarifs, la remise en forme selon le réglage du fournisseur, les contrôles, la revue des lignes signalées par l’acheteur, puis l’import des lignes validées, en brouillon quand l’ERP le permet. Chaque fichier reçu est archivé avec son rapport de contrôle : le jour où quelqu’un demande d’où vient un prix, la réponse existe.

Commencez par les deux ou trois fournisseurs dont les tarifs changent le plus souvent ou portent sur le plus de références. Ce sont eux qui coûtent le plus cher en erreurs.

Nous avons décrit ce circuit dans le cas d’usage Tarifs fournisseurs Excel contrôlés avant l’import dans l’ERP. Les caractéristiques techniques arrivent souvent avec les tarifs : voir aussi les fiches techniques PDF transformées en base produits. Et pour la suite du parcours, côté ventes, l’article sur la saisie des commandes sans changer d’ERP.

Si vos mises à jour de tarifs vous prennent des journées, montrez-nous un fichier type : on vous dira quels contrôles auraient le plus d’effet chez vous.

Sources

• Sage, Import supplier price lists, documentation de Sage 200.
• Odoo, Import vendor pricelist, documentation de la version 20.0.
• Microsoft Learn, Set up prices and discounts, documentation de Business Central.
• Légifrance, article L441-3 du Code de commerce, en vigueur depuis le 1er avril 2023.
• FAB-DIS, Les créateurs et La version 3.0.
• ETIM France, Classification.
• EuSpRIG, European Spreadsheet Risks Interest Group et sa liste de cas réels.